Contrat de sous-traitance des données (article 28 du RGPD)

Version du 1er novembre 2026.

Ce contrat fait partie des conditions générales conclues entre le client (le « Responsable du traitement ») et Movetrace, nom commercial d'Iki Group SRL, Avenue Louise 231, 1050 Bruxelles, BE0775511535 (le « Sous-traitant »), pour l'utilisation de Movetrace. Il s'applique aux données personnelles que le Responsable introduit ou fait introduire dans son espace.

1. Objet

Le Sous-traitant traite les données personnelles décrites à l'annexe 1 pour le compte du Responsable, dans le seul but de fournir le Service décrit dans les conditions générales.

2. Instructions

2.1. Le Sous-traitant ne traite les données que sur instruction documentée du Responsable. Les conditions générales, ce contrat et l'utilisation des fonctions du Service par le Responsable constituent ces instructions.

2.2. Si une instruction lui paraît contraire au RGPD, le Sous-traitant en informe immédiatement le Responsable.

3. Confidentialité

Les personnes autorisées à traiter les données s'engagent à la confidentialité. L'accès de l'équipe du Sous-traitant à un espace client se fait en lecture seule, pour une durée limitée, avec un motif, et apparaît dans le journal de sécurité du Responsable.

4. Sécurité

Le Sous-traitant met en œuvre les mesures techniques et organisationnelles décrites à l'annexe 2 et les adapte à l'état de l'art.

5. Sous-traitants ultérieurs

5.1. Le Responsable autorise le recours aux sous-traitants ultérieurs listés à l'annexe 3.

5.2. Le Sous-traitant informe le Responsable de tout ajout ou remplacement au moins 30 jours à l'avance. Le Responsable peut s'y opposer pour un motif raisonnable ; à défaut d'accord, il peut résilier le contrat sans frais.

5.3. Le Sous-traitant impose à chaque sous-traitant ultérieur des obligations de protection équivalentes et reste responsable de leur respect.

6. Transferts hors de l'Union européenne

Les données sont hébergées en Europe (OVH, France). Lorsqu'un sous-traitant ultérieur traite des données hors de l'Union européenne, le transfert est encadré par le cadre de protection des données UE–États-Unis ou par les clauses contractuelles types de la Commission européenne.

7. Droits des personnes

Le Service permet au Responsable de consulter, corriger, exporter et supprimer les données. Le Sous-traitant l'aide, dans la mesure du possible, à répondre aux demandes des personnes concernées et lui transmet sans délai toute demande reçue directement.

8. Violation de données

Le Sous-traitant notifie au Responsable toute violation de données personnelles dans les meilleurs délais, et au plus tard 48 heures après en avoir pris connaissance, avec les informations utiles à sa propre notification à l'autorité de contrôle.

9. Assistance

Le Sous-traitant aide le Responsable, pour ce qui le concerne, à réaliser une analyse d'impact et à consulter l'autorité de contrôle si nécessaire.

10. Sort des données à la fin du contrat

À la fin du contrat, le Responsable peut exporter ses données (un fichier par type de données, photos comprises). À sa demande de suppression, annulable pendant 30 jours, le Sous-traitant supprime ou anonymise définitivement les données, sauf obligation légale de conservation.

11. Audit

Le Sous-traitant met à disposition les informations nécessaires pour démontrer le respect de ce contrat et répond aux questionnaires de sécurité. Un audit sur place est possible une fois par an, aux frais du Responsable, avec un préavis de 30 jours et un engagement de confidentialité.

Annexe 1 : description du traitement

Personnes concernées : utilisateurs du Responsable (bureau, déménageurs, chefs d'équipe), déménageurs partenaires et leurs équipes, clients finaux du Responsable et personnes présentes sur place (remise ou réception de biens).

Données :

• utilisateurs et équipes : nom, email, téléphone, photo de profil (facultative), rôle, heures de pointage, pauses, position au moment de chaque pointage, présence dans l'application, actions dans le journal de la mission ;
• clients finaux : nom, email, téléphone, langue, adresses de chargement et de livraison, liste des objets, photos (objets, lieux, dégâts), remarques, nom et signature lors de la validation ;
• personnes sur place : nom, signature, remarque ;
• position du camion pendant le trajet vers l'adresse d'un client final (un seul point, écrasé chaque minute, effacé à l'arrivée).

Opérations : enregistrement, conservation, consultation, calcul des temps et des montants, envoi des emails et du lien de suivi, production des relevés PDF, export, suppression.

Durée : pendant la durée du contrat, puis selon l'article 10. Le lien de suivi d'un client final est désactivé 48 heures après la fin de la mission.

Annexe 2 : mesures de sécurité

• Séparation des données de chaque client au niveau de la base de données (sécurité au niveau des lignes), application connectée sans droits d'administration.
• Connexion sans mot de passe (Google ou lien à usage unique), double authentification par application, exigible par le Responsable ; sessions visibles et révocables ; nombre d'essais limité.
• Rôles et cloisonnement : un déménageur partenaire ne voit ni les coordonnées complètes du client final, ni le prix client ; le client final ne voit pas les tarifs du déménageur.
• Journal des pointages en ajout seul ; corrections tracées avec motif et auteur.
• Position relevée uniquement au moment d'un pointage, jamais en continu (sauf exception décrite à l'annexe 1).
• Aucun port des serveurs ouvert sur Internet (tunnel chiffré), HTTPS partout, limitation des requêtes, en-têtes de sécurité.
• Console d'administration de la plateforme protégée par trois facteurs ; accès support en lecture seule, limité dans le temps et journalisé.
• Exports sans formules exécutables ; suppression annulable 30 jours puis anonymisation.

Annexe 3 : sous-traitants ultérieurs