Gidsen · 4 min lezen

Discussies over verhuisuren: zo vermijdt u ze

“Jullie waren hier zes uur, geen acht.” Elk verhuisbedrijf heeft het al gehoord. Meestal liegt niemand: er is gewoon geen bewijs dat beide partijen aanvaarden.

Waar discussies vandaan komen

De klant telt vanaf het moment dat hij de vrachtwagen ziet, de ploeg vanaf het vertrek uit het depot. De klant vergeet de pauze, of denkt juist dat ze gefactureerd werd. Iemand kwam later aan dan de anderen, maar op de fiche staat voor iedereen hetzelfde uur.

's Avonds heeft iedereen zijn eigen versie, en een papieren fiche die op het einde van de dag werd ingevuld, beslecht niets: ze werd uit het hoofd geschreven, door één partij.

1. Noteer de uren op het moment zelf

Een uur dat meteen genoteerd wordt, is veel meer waard dan een uur dat 's avonds wordt gereconstrueerd. Ideaal: een prikking met tijdstempel bij aankomst, bij de start van het werk, bij elke pauze en op het einde, zonder dat ze achteraf herschreven kan worden.

2. Tel elke persoon apart

“Drie personen gedurende acht uur” factureren terwijl één van hen om 10 uur aankwam, lokt discussie uit. De werkelijk aanwezige minuten van elke persoon tellen is eerlijker, en paradoxaal genoeg makkelijker te verdedigen.

3. Scheid tijd ter plaatse en ritten

Klanten betalen niet graag voor een file. Vermeld in de offerte een vaste rittijd, vooraf berekend, en factureer die op een aparte regel. De tijd ter plaatse telt per minuut.

4. Geef elk incident een oorzaak

Lift defect, meubel niet gedemonteerd, geen toegang voor de vrachtwagen: noteer het incident, de duur en de oorzaak op het moment zelf. Wachttijd door de klant wordt gefactureerd; een fout van de ploeg wordt afgetrokken; een externe oorzaak wordt besproken. Meteen genoteerd is een incident geen twistpunt meer.

5. Neem foto's met datum

Een foto van het meubel voor het laden en bij de levering beslecht de meeste discussies over schade. Ze moet gedateerd zijn en bij de opdracht bewaard worden, niet verloren gaan in de telefoon van een ploeglid.

6. Laat ter plaatse valideren en verstuur het overzicht dezelfde dag

Toon de klant voor vertrek een duidelijk overzicht: uren van iedereen, pauzes, incidenten. Laat het ondertekenen, of noteer de weigering en de reden. Een overzicht dat dezelfde avond binnenkomt, als alles nog vers is, wordt zelden een week later betwist.

Samengevat

Een discussie over uren is bijna altijd een kwestie van bewijs. Uren die meteen genoteerd worden, per persoon, met pauzes, incidenten en een handtekening, maken van een vervelende discussie het gewoon lezen van een overzicht.